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Datenschutzerklärung – TimeframeBooking e.U.

1. Wer ist verantwortlich?

TimeframeBooking e.U., Inhaber/in Stefan Sommer, Eichenweg 23, 2464 Göttlesbrunn, Österreich
E-Mail: E-Mail-Adresse (mit JavaScript sichtbar) · Telefon: +4369917235926
Firmenbuch: 440129z, Landesgericht Korneuburg
Bei allen Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter dieser E-Mail-Adresse oder per Post.

2. Wofür gilt diese Erklärung?

Sie gilt für:

• unsere Website timeframebooking.com,
• unsere Booking-Plattform unter app.timeframebooking.com mit den Links, die wir Ihnen schicken (Advance-Formular, Organisations-Formular, Vertrag online unterschreiben, Abmelden),
• den Artist-Bereich unserer Künstler,
• Ihre geschäftlichen Kontaktdaten, mit denen wir Konzerte und Tourneen planen, und die Anfrage-Mails, die wir Ihnen schicken.

Für unsere eigenen Booker gibt es einen eigenen Hinweis.

3. Besuch unserer Website

Wenn Sie eine Seite aufrufen, verarbeitet unser Server (easyname, Wien) Ihre Internetadresse (IP-Adresse), die aufgerufene Seite, den Zeitpunkt und technische Angaben Ihres Browsers, damit er Ihnen die Seite schicken kann. Wir führen dafür kein Zugriffs-Protokoll. Tritt ein technischer Fehler auf, speichert die App eine Fehlermeldung bis zu 90 Tage. Sie kann im Einzelfall Angaben zu Ihnen enthalten, zum Beispiel eine E-Mail- oder Internetadresse.
Wir nutzen keine Statistik- oder Werbedienste und setzen auf der Website keine Cookies. Beim Aufruf einer Seite laden wir keine Inhalte von anderen Anbietern; Schriften und Bilder liegen auf unserem eigenen Server.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Website sicher und funktionsfähig anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Links zu Instagram, Facebook, YouTube, Spotify, Bandsintown oder Ticket-Shops sind einfache Links. Erst wenn Sie einen anklicken, verlassen Sie unsere Website; dann gilt der Datenschutz des jeweiligen Anbieters.

4. Kontakt per E-Mail oder Telefon

Auf der Website stehen unsere E-Mail-Adressen und Telefonnummern; ein Kontaktformular gibt es nicht. „Request a date“ und „Book this artist“ öffnen Ihr eigenes E-Mail-Programm.
Wenn Sie uns schreiben oder anrufen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und Ihre Nachricht, um zu antworten und eine Buchung vorzubereiten. Mails liegen in den Postfächern unserer Booker bei ALL-INKL.COM und werden in unsere Booking-Plattform übernommen.
Rechtsgrundlage ist die Vorbereitung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) bzw. unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (lit. f). Wie lange wir die Daten speichern, steht in Abschnitt 13.

5. Links, die wir Ihnen schicken (Formulare)

• Advance-Formular: Ihre Angaben zum Ablauf einer Show (Zeitplan, Kontakte am Veranstaltungstag, Unterkunft, Anreise) sowie Name und E-Mail der ausfüllenden Person. Zweck: Durchführung der vereinbarten Show. Die Angaben sehen auch die Künstler, die bei dieser Show spielen.
• Organisations-Formular: die Stammdaten Ihrer Organisation (Name, Anschrift, Rechnungsdaten, Website) und geschäftliche Kontaktdaten Ihrer Ansprechpersonen. Zweck: aktuelle Daten für Anfragen, Verträge und Rechnungen. Bisher leere Felder übernehmen wir sofort. Änderungen bestehender Angaben, Rechnungsdaten und Ansprechpersonen gelten erst, wenn ein Booker sie geprüft hat. Rechnungsempfänger und Rechnungsadresse sehen auch die Künstler, die bei Ihnen spielen.
• Abmelden: Ihre E-Mail-Adresse, damit wir Sie nicht mehr anschreiben (Sperrliste).

Rechtsgrundlage ist der Vertrag über die Show (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Füllen Sie das Formular für ein Unternehmen aus, ist es unser berechtigtes Interesse, die Show und die Abrechnung mit diesem Unternehmen abzuwickeln (lit. f).

Sicherheitsabfrage: Bevor sich ein Link öffnet, fragen wir nach Ihrer E-Mail-Adresse und gleichen sie mit unseren Kontaktdaten bzw. den Empfängern des Links ab. Beim Organisations-Formular schicken wir zusätzlich einen Code an diese Adresse. Danach schaltet ein technisch nötiges Cookie genau diesen Link frei (Abschnitt 14). Eine kurze Rechenaufgabe in Ihrem Browser hält automatische Einsendungen ab; sie läuft nur über unseren eigenen Server. Ihre Internetadresse zählen wir höchstens 2 Tage, um zu viele Anfragen zu begrenzen. Fehlversuche (eingegebene Adresse, Internetadresse, Zeitpunkt) bewahren wir 90 Tage auf, Codes löschen wir nach 2 Tagen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Daten in den Formularen vor Unbefugten und Angriffen zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Online-Unterschrift von Verträgen

Wenn Sie einen Vertrag über unseren Link online unterschreiben, speichern wir Ihren Namen, Ihre Funktion, die angegebene E-Mail-Adresse, den Zeitpunkt, Ihre Internetadresse (IP), die Kennung Ihres Browsers, eine freiwillige gezeichnete Unterschrift und den Fingerabdruck (SHA-256) der unterschriebenen Datei. Dazu kommen die Zugriffe auf den Vertrags-Link (jede bestandene E-Mail-Abfrage und jeder Abruf des PDFs, je mit Zeitpunkt, eingegebener E-Mail-Adresse und Internetadresse), die Angaben zur Mail, mit der wir den Link geschickt haben (Absender-Postfach, Empfänger, Zeitpunkt), und ob Ihre Internetadresse mit der Anmeldung eines unserer Booker übereinstimmt, damit eine Unterschrift von unserer Seite auffällt. Alles zusammen halten wir in einem Prüfblatt als Nachweis des Vertragsschlusses fest. Nach der Unterschrift schicken wir den unterschriebenen Vertrag und das Prüfblatt an die angegebene E-Mail-Adresse. Die anderen Empfänger der Mail, mit der wir den Vertrag geschickt haben, erhalten den Vertrag mit Name und Zeitpunkt der Unterschrift, ohne Internetadresse und Browser, damit eine fremde Unterschrift auffällt. Rechtsgrundlage ist der Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), wenn Sie selbst Vertragspartei sind. Unterschreiben Sie für ein Unternehmen, ist es unser berechtigtes Interesse, den Vertragsschluss nachweisen und fremde Unterschriften erkennen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir bewahren die Daten 7 Jahre ab dem Ende des Jahres auf, in dem der Vertrag erfüllt oder storniert wurde (angelehnt an die Aufbewahrungsfrist des § 132 BAO), länger nur, solange ein Streit über den Vertrag läuft. Nach der Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse schaltet ein technisch nötiges Cookie den Vertrags-Link frei; es enthält die angegebene E-Mail-Adresse und gilt 30 Tage. Die Band, deren Auftritt der Vertrag betrifft, erhält den unterschriebenen Vertrag mit Ihrem Namen und dem Zeitpunkt der Unterschrift, ohne Internetadresse und Browser. Dasselbe gilt für Bands, die ihren Agenturvertrag im Artist-Bereich unterschreiben. Dort speichern wir statt der Funktion den angegebenen Ort sowie die Login-Adresse und die Anmeldung (Sitzung) des Band-Kontos. Alle Mitglieder mit Zugang sehen Name, Zeit und Ort aller Unterschriften und ob zwei Unterschriften aus derselben Anmeldung kamen. Internetadresse, Browser und Sitzung sehen nur wir.

7. Artist-Bereich (Anmeldung der Künstler)

Unsere Künstler melden sich mit einer E-Mail-Adresse je Band und einem eigenen Passwort an. Das Passwort speichern wir nur als Prüfwert, nie im Klartext. Den Zugang richten sie über einen Link ein, den wir per E-Mail schicken (72 Stunden gültig, nur einmal). „Passwort vergessen“ schickt einen neuen Link an diese Adresse (30 Minuten gültig).
Zu jeder Anmeldung speichern wir Browser, Internetadresse und Zeitpunkte. Mit „Angemeldet bleiben“ gilt sie 30 Tage, sonst endet sie nach 12 Stunden ohne Nutzung. Wir löschen sie 90 Tage nach ihrem Ende. Fehlversuche zählen wir 2 Tage. Anmeldungen, Fehlversuche und Änderungen des Passworts (mit Internetadresse und Zeitpunkt) bewahren wir zur Abwehr von Missbrauch ein Jahr auf.
Im Artist-Bereich tragen die Künstler ein: Bandangaben (Rechnung, Bankverbindung, Herkunft), Mitglieder, Ansprechpersonen und Notfallkontakt, Termine und Sperrzeiten, Reisende (Name, Rolle) und Fahrzeuge mit Kennzeichen je Tour bzw. Show, Foto und Logo (ohne Metadaten wie den Aufnahmeort) und Feedback. Sie laden dort unterschriebene Verträge herunter; Downloads stehen im Verlauf. Bankdaten übernehmen wir erst nach Prüfung; gespeicherte Bank- und Rechnungsdaten zeigt der Artist-Bereich beim Eintragen nie an.
Weitergabe: Reisende, Fahrzeuge mit Kennzeichen und Zimmer gehen an den Veranstalter der Show, soweit sie dafür nötig sind. Rechnungsanschrift, UID und, wenn vereinbart, die Bankverbindung stehen im Vertrag und gehen so an den Veranstalter. Foto, Logo, Kurztext, Genre, Herkunft und Links zeigen wir nach unserer Freigabe auf unserer Website.
Rechtsgrundlage ist der Vertrag mit der Band (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Für Bandmitglieder und Reisende, die nicht selbst Vertragspartei sind, und für die Sicherheits-Aufzeichnungen ist es unser berechtigtes Interesse, Tourneen zu planen und den Zugang zu schützen (lit. f).
Ehemalige Künstler sperren wir; ihren Zugang können wir löschen, damit enden Konto und Anmeldungen.

8. Kontakte und Anfragen (Veranstalter, Clubs, Festivals, Agenturen)

Wir speichern geschäftliche Kontaktdaten von Veranstaltern, Clubs, Festivals und Agenturen: Name, Funktion, geschäftliche E-Mail-Adresse und Telefonnummer, die Organisation (Name, Adresse, Website, Art, Genre) sowie den Verlauf unserer Zusammenarbeit (Mails, Anfragen, Shows, ob Sie Interesse hatten oder abgesagt haben).
Woher die Daten stammen: aus unserer bisherigen Zusammenarbeit, aus Ihren Mails an uns, aus dem Organisations-Formular, das Sie oder Ihre Organisation ausfüllen, und aus Angaben, die Sie selbst öffentlich für Booking-Anfragen machen (zum Beispiel auf Ihrer Website).
Wozu: Wir schicken Ihnen Booking-Anfragen für unsere Künstler (manchmal an mehrere Kontakte Ihrer Organisation gemeinsam und höchstens eine Erinnerung, wenn keine Antwort kommt), planen Touren und wickeln Verträge, Advance und Abrechnung ab. Unsere Plattform ordnet Antworten automatisch der Anfrage zu und erkennt Absagen, damit wir danach nicht nachfassen; einen Abmeldewunsch in Ihrer Antwort prüft ein Booker. Wir messen nicht, ob Sie eine Mail öffnen oder Links anklicken.
Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Konzerte und Tourneen anzubahnen, einschließlich Direktwerbung im Sinne von Erwägungsgrund 47 DSGVO (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); bei gebuchten Shows der Vertrag (lit. b).
Wie lange: siehe Abschnitt 13. Haben Sie widersprochen, behalten wir nur Ihre E-Mail-Adresse auf unserer Sperrliste, damit wir Sie nicht wieder anschreiben.

9. IHR WIDERSPRUCHSRECHT GEGEN ANFRAGEN (DIREKTWERBUNG)

Sie können jederzeit, ohne Begründung und kostenlos widersprechen, dass wir Ihre Daten für Anfragen nutzen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). So geht es: über den Link „Dauerhaft abmelden“ in jeder unserer Anfrage-Mails, mit einer kurzen Antwort auf eine Anfrage-Mail oder mit einer Mail an E-Mail-Adresse (mit JavaScript sichtbar). Über den Link wirkt der Widerspruch sofort; eine Antwort oder Mail setzen wir spätestens am nächsten Arbeitstag um. Der Link funktioniert 3 Jahre nach dem Ende der Anfrage nicht mehr; danach genügt eine Antwort oder Mail. Danach schicken wir Ihnen keine Anfragen mehr; nur Ihre Adresse bleibt auf unserer Sperrliste. Der Link „Hier abmelden“ beendet dagegen nur die eine Anfrage, zu der die Mail gehört.
Auch jeder anderen Verarbeitung, die auf unserem berechtigten Interesse beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

10. Wer erhält die Daten?

Innerhalb von TimeframeBooking e.U. haben nur unsere Booker Zugriff.
Für den Betrieb setzen wir Dienstleister ein, die Ihre Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen verarbeiten (Auftragsverarbeiter, Art. 28 DSGVO):

• easyname GmbH, Wien (Österreich): Server und Datenbank unserer Booking-Plattform und unserer Website, Sicherungen.
• ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Friedersdorf (Deutschland): die E-Mail-Postfächer unserer Booker; über sie schreiben wir Ihnen. Außerdem liegt dort die verschlüsselte Kopie unserer Sicherung.

Den Programm-Code der Plattform speichern und bauen wir bei GitHub (Microsoft); Daten aus der Plattform gelangen dorthin nicht.
Weitere Empfänger:

• Veranstalter und Künstler, soweit es für eine Show nötig ist, z. B. Ablaufdaten an die beteiligten Künstler, Reisende und Kennzeichen an den Veranstalter, der Vertrag an beide. Bei einer Online-Unterschrift die Empfänger der Vertrags-Mail (Abschnitt 6).
• Anbieter eines KI-Werkzeugs in den USA, das wir übergangsweise für die Wartung unserer Plattform und die Verbesserung ihrer Vorschläge nutzen. Dabei können Angaben aus der Plattform dorthin gelangen, auch Antworten auf unsere Anfragen. Der Anbieter verarbeitet sie als eigener Verantwortlicher nach seinen Bedingungen, nicht zum Training seiner Modelle. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Betrieb der Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Den Anbieter nennen wir Ihnen auf Anfrage.
• Behörden und Gerichte, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

Ihre Daten verkaufen wir nicht.

11. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Wir übermitteln Daten nur dann außerhalb der EU bzw. des EWR, wenn dafür eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO besteht. Das betrifft:

• KI-Werkzeug (Abschnitt 10): Die Angaben gehen in die USA. Standardvertragsklauseln haben wir dafür nicht vereinbart.

12. Rechtsgrundlagen im Überblick

Je Verarbeitung stehen Rechtsgrundlage und berechtigtes Interesse im jeweiligen Abschnitt. Kurz: Vertrag bzw. Vorbereitung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungen (lit. c); unser berechtigtes Interesse an der Zusammenarbeit in der Veranstaltungsbranche, an Anfragen für unsere Künstler, am Nachweis von Verträgen und an der Abwehr von Missbrauch (lit. f).

13. Wie lange speichern wir?

• Website: kein Zugriffs-Protokoll; Fehlermeldungen bis 90 Tage.
• Zähler gegen zu viele Anfragen: höchstens 2 Tage. Codes: 2 Tage. Fehlversuche an öffentlichen Links: 90 Tage. Sicherheits-Verlauf: 1 Jahr.
• Kontakte und Mails: solange wir zusammenarbeiten oder Ihnen passende Anfragen schicken. Kontakte, mit denen keine Zusammenarbeit entsteht, prüfen wir 3 Jahre nach dem letzten Kontakt und löschen sie dann; Mails zu einer Organisation ohne Show prüfen wir ebenfalls 3 Jahre nach dem letzten Kontakt und löschen sie dann.
• Nach einem Widerspruch oder einer Abmeldung: nur die E-Mail-Adresse auf der Sperrliste, damit wir Sie nicht erneut anschreiben.
• Einsendungen der Formulare: Advance-Formular 3 Jahre nach der Show; Organisations-Formular 3 Jahre nach der Einsendung, bei einer Prüfung durch einen Booker 3 Jahre nach der Prüfung.
• Rechnungen: 7 Jahre (§ 132 BAO). Verträge, Online-Unterschriften und Prüfblätter: 7 Jahre ab Ende des Jahres, in dem der Vertrag erfüllt oder storniert wurde; länger nur bei einem Streit. Mails zu Shows, Verträgen und Rechnungen behalten wir, solange wir sie als Nachweis zu diesen Geschäften brauchen.
• Artist-Bereich: Anmeldungen 90 Tage nach ihrem Ende; das Konto, bis wir es löschen.
• Sicherungskopien: Wir sichern täglich. Automatische Sicherungen bewahren wir bis zu etwa 12 Monate auf, dann werden sie gelöscht. Zusätzlich bleiben höchstens 10 von Hand erstellte Sicherungen, bis neuere sie ersetzen, und vor jedem Update entsteht eine weitere Sicherung, die wir 30 Tage aufbewahren, mindestens aber die letzten drei. Eine verschlüsselte Kopie der neuesten täglichen Sicherung liegt außerhalb des Servers bei ALL-INKL (Abschnitt 10). Es gibt nur diese eine Kopie, sie wird jede Nacht ersetzt. Gelöschte Daten verschwinden mit diesen Fristen auch aus den Sicherungen.

14. Cookies und Speicher im Browser

Die Website setzt keine Cookies. In der Plattform verwenden wir keine Cookies zu Werbe- oder Statistikzwecken, nur was technisch nötig ist; dafür brauchen wir keine Einwilligung (§ 165 Abs. 3 TKG 2021).

• Freigabe eines Links nach der Sicherheitsabfrage: je Link ein eigenes Cookie. Advance-Formular 30 Tage, Organisations-Formular nur für diesen Besuch, Vertrags-Link 30 Tage (mit der angegebenen E-Mail-Adresse).
• Anmeldung im Artist-Bereich: 30 Tage mit „Angemeldet bleiben“, sonst bis zum Schließen des Browsers. Ansicht eines Bookers „als Band“: 60 Minuten.
• Gewählte Sprache auf einer Anmeldeseite: 1 Jahr.
• Im Artist-Kalender merkt sich Ihr Browser den zuletzt eingetragenen Namen (Speicher des Browsers), bis Sie ihn dort löschen.
• Schickt ein Formular einen Fehler zurück, merkt sich Ihr Browser Ihre Eingaben für 15 Sekunden, damit nichts verloren geht. Passwörter und Dateien werden nie gemerkt.

Die Sicherheitsprüfung gegen automatische Einsendungen rechnet kurz in Ihrem Browser und läuft nur über unseren eigenen Server.

15. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3). Schreiben Sie uns dazu an E-Mail-Adresse (mit JavaScript sichtbar).

16. Beschwerde und weitere Hinweise

Sie können sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien, E-Mail-Adresse (mit JavaScript sichtbar), www.dsb.gv.at. Leben oder arbeiten Sie in einem anderen EU-Land, können Sie sich auch an die Behörde dort wenden.
Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten zu geben. Ohne die Angaben in einem Formular können wir eine Show, einen Vertrag oder eine Abrechnung aber nicht vorbereiten. Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen wir nicht.

Stand: 31.10.2026